Lieferantenrechnungen sind das tägliche Brot der Buchhaltung. Mit Dolibarr können Sie eingehende Rechnungen scannen, digitalisieren und direkt im System verfügbar machen – ein großer Schritt zur papierlosen Buchhaltung.

Warum Lieferantenrechnungen digitalisieren?

  • Zeitersparnis – Kein manuelles Abtippen mehr
  • Fehlerreduzierung – Weniger Übertragungsfehler
  • Sofortige Verfügbarkeit – Alle Dokumente zentral an einem Ort
  • Ordnung und Übersicht – Nie wieder verlorene Rechnungen
  • Audit-Sicherheit – Alle Dokumente revisionssicher archiviert

Der Workflow im Überblick

  1. Rechnung erhalten – Per E-Mail oder Post
  2. Scannen – Mit Scanner, App oder Multifunktionsgerät
  3. Erfassen – OCR-Technologie liest die Daten aus
  4. Validieren – Daten prüfen und korrigieren
  5. In Dolibarr speichern – Rechnung wird automatisch zugeordnet

Fakt: Unternehmen, die Rechnungen digitalisieren, sparen durchschnittlich 60% Bearbeitungszeit!

So setzen Sie es in Dolibarr um

1. Dokumente-Modul aktivieren

In den Dolibarr-Einstellungen das Dokumente-Modul aktivieren.

2. Scanner einrichten

Verwenden Sie einen Netzwerk-Scanner oder eine Scanner-App (z.B. Adobe Scan, Microsoft Lens).

3. OCR-Lösung integrieren

Nutzen Sie ein Tool, das PDFs in durchsuchbare Dokumente umwandelt.

4. Kategorien anlegen

Legen Sie Ordnerstrukturen für Lieferantenrechnungen an.

Praxisbeispiel: Lieferantenrechnung von "Müller & Sohn"

  • Rechnung erhalten – Per E-Mail als PDF
  • Scannen – In der E-Mail als PDF vorhanden
  • Erfassen – OCR extrahiert Betrag, Datum und Lieferantennummer
  • Validieren – Prüfen und ggf. korrigieren
  • In Dolibarr speichern – Automatisch in den richtigen Ordner

Tipps für die Praxis

  • Einheitliche Dateinamen – z.B. "YYYY-MM-DD_Lieferant_Rechnungsnummer.pdf"
  • Metadaten nutzen – Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant als Tags
  • Regelmäßig archivieren – Alte Dokumente auslagern
  • Backup nicht vergessen – Digitale Dokumente sichern
Praxistipp

Legen Sie für jeden Lieferanten einen separaten Ordner in Dolibarr an – das sorgt für maximale Übersicht!

Häufige Herausforderungen und Lösungen

  • Schlechte Scan-Qualität – Scanner regelmäßig reinigen und kalibrieren
  • OCR-Fehler – Manuelle Nachbearbeitung einplanen
  • Zu viele Dokumente – Automatisierung und Workflows nutzen